Administration & Logistics Intern
Kigali
Swiss Foreign Mission /
Administration /
On-site
Responsibilities
1. Office Management and Administration (35%)
Execution Method: In collaboration with the administrative team
● Assist the receptionist in welcoming all visitors.
● Support the preparation and archiving of documents.
● Assist in human resource management, including tracking and managing leave, and enrolling new hires in RSSB, RRA, and other relevant entities.
● Support petty cash management by assisting the cashier in processing advances, monitoring expenses, and handling internal invoicing.
● Assist in managing office supplies and consumables, including office materials and stationery.
2. Logistics and Procurement Management (35%)
Execution Method: In collaboration with the logistics officer
● Assist in the local and international procurement process for office materials and supplies.
● Support the monitoring and control of logbooks and the preparation of annual and quarterly vehicle consumption reports.
● Assist in the reception, unloading, and distribution of materials from the annual container shipment.
3. Internal Operations (15%)
Execution Method: Support to program officers
● Provide assistance in various activities related to organizing domestic and international missions, meetings, workshops, and seminars, as well as preparing materials for in-person events.
4. Additional Support (15%)
Execution Method: Support to program officers
● Assist in the preparation of various reports, including note-taking and meeting minutes, upon request.
Professional Qualifications and Competencies
● Hold a higher education degree in Management and/or Administration, with strong knowledge of Human Resource Management, Public Administration, or equivalent training/experience.
● Excellent proficiency in spoken and written English.
● Proficiency in spoken and written French is an asset.
● Strong computer literacy at the user level.
● In-depth knowledge of all aspects of management and administration.
● Ability to work effectively as part of a team and meet deadlines.
Personal Attributes
● High integrity
● Strong sense of confidentiality
● Self-motivated
● Inquisitive
● Open to different cultures
● Team player
Applications can be submitted in either French or English.
Tâches
1. Gestion et Administration du Bureau (35%)
Modalité d’exécution: En collaboration avec l’équipe d’administration
● Travaille avec la réceptionniste dans l’accueil de tous les visiteurs
● Soutien dans la préparation et archivage des documents
● Assiste dans la gestion des ressources humaines (suivi et gestion des congés,
inscription de nouvelles recrues au niveau de RSSB, RRA, etc.)
● Soutien dans la gestion de la petite caisse (assiste la caissière ou caissier dans le
processus d’octroi des avances, suivi des dépenses de la caisse et facturation interne)
● Soutien dans la gestion des fournitures et consommables de bureau (matériel et
fourniture de bureau, etc.)
2. Gestion de la Logistique et Approvisionnement (35%) Modalité d’exécution: En collaboration avec le logisticien
● Assiste le logisticien dans le processus d’approvisionnement local et international (matériel et fourniture de bureau)
● Soutien dans le suivi et contrôle des carnets de bord et établissement des rapports annuels et trimestriels de consommation des véhicules.
● Assiste dans la réception, déchargement et répartition des matériels du container annuel, etc.
3. Fonctionnement interne (15%)
Modalité d’exécution: Soutien aux chargés de programme
Soutien dans diverses activités liées à la préparation des missions au pays et en dehors du pays, réunions, ateliers, séminaires et préparation des matériels nécessaires pour divers évènements en présentiel.
4. Soutien à d’autres tâches (15%)
Modalité d’exécution: Soutien aux chargés des programmes
Soutien à la préparation de différents rapports demandés, prise de notes et P.V des réunions, sur demande.
Qualifications professionnelles/compétences
● Être titulaire d’un diplôme supérieur en Gestion et /ou Administration, avec des bonnes connaissances en gestion des Ressources Humaines, Administration Publiques, ou justifier d'une formation ou de compétences équivalentes
● Très bonnes connaissances de la langue anglaise parlée et écrite.
● Très bonnes connaissances de la langue française parlée et écrite est un atout.
● Bonnes connaissances informatiques, niveau utilisateur.
● Connaissances approfondies dans tous les domaines de la gestion et administration
● Aptitude à travailler comme membre effectif d’une équipe et à fournir des résultats dans
les délais impartis.
Traits de caractère
● Grande intégrité
● Grand sens de la confidentialité
● Motivé
● Curieux
● Ouvert aux autres cultures
● Joueur d'équipe
Taux d’occupation: 100 %
Les candidatures peuvent être en français ou en anglais. Applications can be in either French or English.
