Front Desk & Facilities Executive
Mexico City
Edelman – Administration /
Full-Time /
Hybrid
Edelman México está en busca de un Front Desk & Facilities Executive organizado, proactivo y colaborativo para liderar las operaciones de nuestra oficina en Ciudad de México. Este rol es 100% presencial y fundamental para asegurar el funcionamiento eficiente y positivo de nuestro espacio de trabajo.
Si te apasiona crear entornos bien gestionados, ofrecer apoyo administrativo estratégico y liderar con empatía, esta es tu oportunidad de formar parte de una agencia global con propósito.
Responsabilidades principales
- Supervisar el mantenimiento diario de las instalaciones, garantizando que los espacios de oficina estén seguros, en condiciones óptimas y en cumplimiento con las normativas locales de salud y seguridad.
- Coordinar y dar seguimiento a reparaciones en las instalaciones; servir de enlace con administración del edificio, agentes inmobiliarios o arrendadores según sea necesario.
- Controlar inventarios y asegurar el abastecimiento oportuno de suministros de oficina, cocina y limpieza.
- Gestionar relaciones con proveedores, incluyendo negociaciones de contratos, cumplimiento de servicios y evaluación de propuestas para mejoras o actualizaciones de servicios generales.
- Coordinar y ejecutar mudanzas internas, redistribuciones o renovaciones del espacio de trabajo.
- Organizar y supervisar el archivo físico y digital, conforme a las políticas establecidas, incluyendo almacenamiento externo si aplica.
- Dar soporte en la logística de reuniones y eventos internos, incluyendo montajes, atención operativa y coordinación de espacios.
- Coordinar temas de mantenimiento con el personal de IT y la administración del edificio.
- Colaborar con el equipo de Recursos Humanos para desarrollar e implementar lineamientos y procedimientos de emergencia dentro de la oficina.
- Cubrir o asegurar cobertura en recepción cuando sea necesario.
Asistencia ejecutiva
- Brindar apoyo administrativo a líderes ejecutivos (viajes, gastos, envíos, inventario de productos de cliente).
Coordinación administrativa
- Mantener actualizadas listas de distribución, organigramas y documentos internos.
- Preparar documentos financieros (POs, presupuestos) y dar seguimiento a temas de facturación y planificación anual.
- Apoyar en la logística de reuniones y eventos internos.
Liderazgo y cultura
- Supervisar y dar seguimiento al equipo administrativo.
- Organizar eventos internos como celebraciones y actividades de integración.
- Trabajar de la mano con RR.HH. en la logística de regreso a oficina, protocolos de emergencia y onboarding.
- Fomentar un ambiente positivo, de colaboración y alto desempeño.
Perfil ideal
- Mínimo 4 años de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales.
- Nivel de inglés avanzado (requisito indispensable), tanto escrito como verbal, para la redacción de reportes, asignación de tareas, interacción con proveedores y comunicación interna.
- Excelentes habilidades organizativas, de comunicación (oral y escrita) y resolución de problemas.
- Experiencia liderando equipos e interactuando positivamente con empleados de todos los niveles.
- Capacidad comprobada para gestionar múltiples tareas simultáneamente con alta atención al detalle y enfoque en la calidad.
- Dominio de herramientas de Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, PowerPoint y Teams.
- Experiencia previa en servicio al cliente (deseable).
- Licenciatura concluida (deseable).
- Disponibilidad para trabajar de manera presencial de tiempo completo.
Edelman es una firma global de comunicación que colabora con organizaciones para evolucionar, promover y proteger sus marcas. Creemos en el poder de las ideas, las relaciones y la acción para generar impacto positivo. Somos curiosos, comprometidos y trabajamos con integridad y propósito.
