Paris / Office Manager (H/F)

Paris
Eki.Paris Transversal – HR
Full Time Contract
Dans un contexte de croissance et de construction des équipes transverses d’Ekimetrics, nous recherchons un/une Office Manager qui va assurer la bonne organisation et le bon déroulement de la vie interne chez Ekimetrics, +160 consultants.
Il/Elle reportera directement à la Responsable de la Culture et fera partie de la direction RH d’Ekimetrics.
 
Plus précisément:

1.     Gestion des bureaux : en collaboration avec notre Facilities Manager
·       S’assurer du bon fonctionnement de notre environnement de travail : gestion des salles de réunion, bureaux, copieurs, espace restauration et détection d’anomalies / en collaboration avec nos hôtesses
·       Gérer la relation avec les prestataires qui interviennent dans nos bureaux
·       Gérer les achats et stocks de fournitures de bureau, courses (cadeaux clientèle, plateaux repas, achats divers) et commandes de différents Goodies (cartes de visite, mugs, etc.) via notre plateforme FreshService
·       Gestion du courrier avec nos hôtesses
 
2.     Organisation des évènements 
·       S’assurer de la bonne organisation des différents événements internes ou externes au sein d’Ekimetrics (séminaires, réunions annuelles, pots, petits-déjeuners, organisation des off sites équipes etc.)
·       Animation du calendrier des événements de la vie interne
·       Ponctuellement, s’assurer de la bonne organisation des événements clients en collaboration avec notre Directrice Marketing
 
3.     Gestion des déplacements
·       Organiser les déplacements professionnels pour les équipes : billets d’avion, train, taxi et hôtel en collaboration avec notre agence de voyage
·       Demandes de Visa
·       Coordonner la venue de consultants des bureaux étrangers à Paris
·       Organisation des déplacements professionnels des Senior Partners en collaboration avec notre Secrétaire Exécutive
 
4.     RH
·       Préparation des nouvelles arrivées en collaboration avec la Responsable RH et prises de rendez-vous des onboardings des nouveaux collaborateurs
·       Accueil des nouveaux collaborateurs : tour des bureaux et distribution d’un welcome pack de goodies.
·       Mise à jour de nos outils internes (Eki.Map, Lucca)

Profil recherché:

Bac + 2 Minimum, vous justifiez d’une première expérience en tant qu’office manager ou un poste équivalent.
Vous aimez qu’on vous confie des responsabilités, être force de proposition et faire preuve d’initiatives et de dynamisme
Vous avez de fortes compétences organisationnelles et de planification
Dévouement, flexibilité, transparence et professionnalisme
Excellentes capacités de communication, sens relationnel
A l’aise dans un environnement entrepreneurial
Bonne gestion des priorités