Executive Assistant - H/F

Paris
General Management – CEO - General Management
CDI Cadre
Le numérique a simplifié le quotidien de tout le monde, que ce soit dans la vie privée ou dans l’entreprise, mais pas dans le monde médical. Chez Lifen, on part des besoins réels des médecins et des secrétariats pour concevoir des outils qui s’insèrent naturellement dans leurs gestes du quotidien, nous savons faire dialoguer ingénieurs et médecins pour développer des solutions simples, sûres et efficaces.

Notre mission ? Digitaliser le monde de la santé ! Depuis 2015, nous facilitons l’échange des comptes rendus et des résultats d’analyse entre professionnels de santé. Sans relâche, nous sommes une équipe motivée et passionnée qui cherche à faire disparaître tout ce qui est complexe et sans valeur ajoutée.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Executive Assistant pour soutenir notre COMEX (6 personnes) dans l'exécution d'une diversité des taches administratives. 

Rattaché(e) directement à notre CEO, vous serez notamment en charge de :

Missions

    • La gestion et coordination des agendas des C-Levels. Vous êtes le point de contacte privilégié pour toutes les sollicitations des partenaires externes (VC, clients, membres du board, etc.) et internes (salariés).
    • Gestion des communications externes des certains membres, notamment de notre CEO (mails, mémos, présentations etc.)
    • Organiser l'ensemble des réunions et déplacements professionnels en France et à l'international.
    • Assurer le bon déroulement des réunions : Communiquer l'ordre du jour aux participants en amont ; Récolter les différents supports de communication pour les réunions (présentations, notes etc) ; Vérifier que la salle et le matériel sont prêts avant les réunions ; Veiller au maintient de l'ordre du jour ainsi que le timing ; Rédiger les minutes de réunion et s'assurer qu'elles sont bien communiquées à posteriori.
    • Définir, communiquer et veiller au bon déroulement du planning annuel des RDV importants du COMEX : Boards trimestriels, betting tables, All Hands trimestriels, etc.
    • Gestion des notes de frais.

Profil

    • Vous avez formation de niveau Bac+2 minimum (en assistanat de direction ou équivalent par exemple).
    • Une expérience de 1 - 2 ans au minimum sur un poste similaire.
    • Vous êtes dynamique et vous avez le sens du service.
    • Vous êtes un(e) excellent(e) communicant(e) à l'orale et à l'écrit.
    • Un excellent esprit de synthèse et d’analyse
    • Discrétion et confidentialité sont vos maîtres-mots
    • Excellent maîtrise des différents logiciels de bureautique (Suite Google, Pack Office…)
    • En plus du Français, vous parlez anglais couramment. Une troisième langue est un plus.

Processus de Recrutement

    • 1 entretien avec l'équipe HR.
    • 1 cas pratique.
    • 2 - 3 entretiens avec les différents membres du COMEX.
    • Prise des références.