Administrateur des Ventes - ADV (H/F)

Paris /
Sales – Business Unit France /
Full time
About Malt

Malt is the fastest-growing European marketplace connecting over 280 000 freelancers with more than 30 000 clients in search of talent to contribute to their projects. Our platform provides a simple and secure one-stop shop for all the administrative, legal, and payment processes involved in freelancing. 

Founded in 2013 by serial entrepreneur Vincent Huguet and tech freelancer Hugo Lassiège, our French scale-up aims to revolutionize the world of work by creating a community in which everyone is free to choose the best people to work with.

We are a tech company with a human approach : 

- Over 300 Malters sharing one culture
- Committed to equality and diversity (50% women/men parity of Malt Leaders)
- Offices in France, Spain, Germany, Belgium and Netherlands
- 112 M € raised with ISAI, Serena, Eurazeo Growth & Goldman Sachs.
- Twice recognised by LinkedIn as one of the best start-ups to work at

Join us and become part of the #NewWorkOrder !


Le Role :

Nous sommes à la recherche de profils expérimentés dans l’administration des ventes, dotés d’un sens fort de la relation client.

En pleine expansion, Malt recherche un(e) Administrateur des Ventes (ADV) pour appuyer le développement de certains secteurs d’activités (Secteur Public, Media, Retail, Industrie). Vous serez intégré(e) aux équipes commerciales de ces secteurs, et travaillerez en collaboration avec les équipes Finance (FinOps) et Sourcing de Malt.

Missions :

I. Responsable administratif(ve) et commercial(e) pour une ou de plusieurs Business Units :
- Appui lors d’appels d'offres : aide à la réponse (extraction et collecte des données sur nos freelances, création de références clients, contrôle et remplissage des documents administratifs et légaux, mise en forme du document de réponse..)
- Gestion des contrats et des documents légaux attenants aux marchés (déclaration de sous traitance, NDA à faire signer...) 
- Appui à la préparation et au suivi de rendez-vous clients relatifs à l’administratif et aux process : préparation des supports, réalisation des compte-rendus de réunions, responsabilité sur certaines actions post rendez-vous...

II. Gestion de l'activité financière opérationnelle quotidienne d’une ou de plusieurs Business Units :
- Gestion des avis de paiement et des bons de commande 
Interaction avec nos clients sur différents sujets (acceptation des propositions, gestion des projets en cours...)
- Gestion du support client / freelance sur les questions de contrat / facturation / paiement
- Gestion de la facturation spécifique : édition et dépôt de facture manuelle, gestion et mise en place de processus spécifiques avec les clients.
- Pilotage et suivi des encours de mission

III. Participation à l’innovation produit / Automatisation des processus :
- Ateliers réguliers avec les équipes Finance/Commerciale/Produit/Sourcing pour travailler sur les axes d'amélioration possibles.
- Création et automatisation des dossiers / processus administratifs et financiers





Votre profil :

    • Jusqu'à présent, vous vous êtes reconnu, alors postulez si :

    • Vous avez des expériences en administration / aide à la vente 
    • Vous maîtrisez les processus de facturation des grands comptes et avez une bonne maîtrise d’Excel 
    • Vous avez un très bon relationnel et êtes à l’aise dans les interactions avec les clients 
    • Vous êtes proactif.ve, organisé.e et rigoureux.se

Process de Recrutement

    • Premier échange visio avec Renée, notre Talent Acquisition Manager
    • Entretien avec Alexandre, notre BU Director
    • Entretien final avec Reda, notre VP Sales
    • Bienvenue à bord !
Life at Malt 

Our goal is to ensure your personal and professional development, which is why we provide several perks to make your life easier. 

- Office and Life at Malt -

One week of onboarding - Learn about our culture and product before diving into your new role in your team
Paris office - La Malterie in the heart of Paris 02
Home office - Up to 2 days remote per week. We believe that exchange between people is important, but sometimes it is easier to concentrate at home
Events :
- Annual off sites - Les Arcs, Amsterdam, Séville, Agadir… What’s next ?
- All Hands : monthly meeting point to be updated on fresh internal news.
- Karaoke : Our team has been karaoke fanatics since day one
Kitchen - free coffee, snacks and fruit every day

- Malter’s benefits -

Lunch vouchers - With the Swile card, you can eat wherever you want for lunch (the team already has a list of its fave restaurants)
Free books - For any subject directly or indirectly related to your work, we will order the book for you, without any approval process or headaches
Parenthood - special parenthood policy
RTT - Minimum 8 days off in addition to the legal 25 days
Transportation :
  - Pass navigo - 50% reimbursement of transportation costs
- Bike - If you prefer to bike, Malt will reimburse you on your trip
Gym - A gym is available for Malters to keep fit