Adjoint au Partenaire et directeur de création exécutif (Assistant to the Executive creative director)

Montréal
Administration
Full-time
English version below

OBJECTIF DU POSTE
 
L’adjoint assiste le partenaire et directeur de la création exécutif dans l’exercice de ses fonctions en assurant un support administratif et créatif. L’adjoint doit être proactif, motivé et savoir anticiper les besoins du partenaire qu’il supporte. Il est organisé, rigoureux et professionnel, en plus d’être capable de travailler dans un environnement flexible. C’est une personne multitâche qui peut bien gérer la pression.
 
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
 
1.          Assistance au partenaire et directeur de la création exécutif :
-     Être un conduit d’informations entre l’équipe de contenu de Moment Factory et le partenaire;
-     Organiser, coordonner, gérer l’agenda du partenaire;
-     Organiser, coordonner, gérer les voyages d’affaires du partenaire;
-     Organiser, coordonner, préparer les réunions hebdomadaires;
-     Administrer les comptes de dépenses dans les délais impartis;
-     Collaborer aux projets spéciaux du partenaire;
-     Assister le partenaire dans l’élaboration de présentations, conférences et concepts;
-     Supporter le partenaire dans le développement des affaires et le suivi de contacts pertinents;
-     Assurer la tenue, la gestion et l’archivage des dossiers et documents du partenaire.
 
2.      Tâches administratives et support à l’équipe de création :
-     Préparer, rédiger, corriger et traduire divers documents, rapports et présentations;
-     Créer des présentations Keynote;
-     Toutes autres tâches connexes.
 
EXIGENCES
·            Expérience de 2 à 4 ans dans un poste d’adjoint ou de coordonnateur dans le domaine culturel, du divertissement, de la production multimédia ou tout autre domaine connexe;
·            Autodidacte passionné ou de formation spécialisée en administration, en gestion, en design, multimédia, postproduction;
·            Expérience en design et production d’environnements multimédias, en évènementiel, en réalisation ou en postproduction un atout;
·            Maitrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
·            Connaissance élevée de la suite MS Office, IWork (Keynote);
·            Connaissance des logiciels Illustrator, Photoshop, Final Cut et After Effects un atout;
·            Compréhension acquise de la logistique du secteur multimédia.
 
QUALITÉS
 
·            Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives;
·            Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
·            Sens aigue des responsabilités, priorités et fiabilité du traitement de données confidentielles;
·            Autonome et débrouillard;
·            Orienté vers le détail;
·            Précision et rapidité dans l’exécution des tâches assignées;
·            Faire preuve de flexibilité et de disponibilité;
·            Curiosité et veille permanente sur ce qui se fait dans l’industrie du spectacle et du multimédia;
·            Attitude positive empreinte de professionnalisme.
 

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NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.



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The Assistant supports the Partner and Executive Creative Director by providing administrative and creative support and by performing tasks related to the development and coordination of the creative division. As such, he must be motivated and able to anticipate his needs, be proactive, highly organized, professional, able to deal with ambiguity and to work in a flexible environment. The Assistant is also involved in the recruitment, hiring, and training of creative talents.


RESPONSABILITIES
1.     Assist the Partner and Executive Creative Director:
-     Relay information between Moment Factory’s teams and the Partner;
-     Organize, coordinate, and manage the partner's agenda;
-     Organize, coordinate, and manage the partner's business travel;
-     Organize business trips, special projects and meetings;
-     Manage the partner’s expense reports;
-     Assist the Partner in the preparation of presentations, speeches and multimedia concepts;
-     Support the Partner in business development activities and following up with relevant contacts;
-     Handle the creation, management and archiving of the Patner’s files and records.
-     Participate in the development, maintenance, and updating of the archiving and filing system;


2.     Administrative tasks and creative team support:
-     Prepare, write, correct and translate various documents, reports and presentations;
-     Create Keynote’s presentations;
-     Any other related tasks. 


REQUIREMENTS
·       2 to 4 years of experience as a coordinator in culture, entertainment, multimedia production or any related field;
·       Enthusiastic self-taught or formally trained individual with knowledge of administration, management, design, multimedia and postproduction;
·       Experience in the design and production of multimedia environments, events, production or postproduction an asset;
·       Advanced knowledge of English and French, both written and spoken;
·       Proficiency in MS Office software (Word, Excel, etc.) and other communication tools;
·       Knowledge of Illustrator, Photoshop, Final Cut and After Effects an asset
·       Knowledge of Keynote an asset
·       Understanding of logistics specific to multimedia productions.
 
QUALITIES
·       Highly organized;
·       Comfortable with the performance of administrative tasks;
·       Strong sense of responsibility, priorities and trustworthiness in the handling of confidential data;
·       Independent and resourceful;
·       Detail-oriented;
·       Multitask and work well under pressure;
·       Able to perform assigned tasks quickly and precisely;
·       Flexible and available;
·       Positive, professional attitude.


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NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.