Adjoint au Partenaire et directeur de création exécutif (Assistant to the Executive creative director)

Montréal
Administration
Full-time

English version below
 
QUELQUES MOTS SUR NOUS
 
Moment Factory est un studio multimédia, réunissant un large éventail d’expertises sous un même toit. Notre équipe combine des spécialités dans la vidéo, l’éclairage, l’architecture, le son et les effets spéciaux afin de créer des expériences mémorables. Basé à Montréal, le studio possède également des bureaux à Los Angeles, Londres, Paris, New York et Tokyo. Depuis ses débuts en 2001, Moment Factory a créé plus de 400 productions et destinations uniques dans le monde, pour des clients tels que l’aéroport de Los Angeles, Nine Inch Nails, Microsoft, la NFL, Sony, Toyota, la Sagrada Familia de Barcelone, Madonna et la Royal Caribbean.
 
VOTRE MISSION 
 
L’adjoint assiste le partenaire et directeur de la création exécutif dans l’exercice de ses fonctions en assurant un support administratif et créatif. L’adjoint doit être proactif, motivé et savoir anticiper les besoins du partenaire qu’il supporte. Il est organisé, rigoureux et professionnel, en plus d’être capable de travailler dans un environnement flexible. C’est une personne multitâche qui peut bien gérer la pression.
 
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
 
1.          Assistance au partenaire et directeur de la création exécutif
·       Être un conduit d’informations entre l’équipe de contenu de Moment Factory et le partenaire;
·       Organiser, coordonner, gérer l’agenda du partenaire;
·       Organiser, coordonner, gérer les voyages d’affaires du partenaire;
·       Organiser, coordonner, préparer les réunions hebdomadaires;
·       Administrer les comptes de dépenses dans les délais impartis;
·       Collaborer aux projets spéciaux du partenaire;
·       Assister le partenaire dans l’élaboration de présentations, conférences et concepts;
·       Supporter le partenaire dans le développement des affaires et le suivi de contacts pertinents;
·       Assurer la tenue, la gestion et l’archivage des dossiers et documents du partenaire.
 
2.          Tâches administratives et support à l’équipe de création 
·       Préparer, rédiger, corriger et traduire divers documents, rapports et présentations;
·       Créer des présentations Keynote;
·       Toutes autres tâches connexes.
 
EXIGENCES DU POSTE
 
·       Expérience de 2 à 4 ans dans un poste d’adjoint ou de coordonnateur dans le domaine culturel, du divertissement, de la production multimédia ou tout autre domaine connexe;
·       Autodidacte passionné ou de formation spécialisée en administration, en gestion, en design, multimédia, postproduction;
·       Expérience en design et production d’environnements multimédias, en évènementiel, en réalisation ou en postproduction un atout;
·       Maitrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
·       Connaissance élevée de la suite MS Office, IWork (Keynote);
·       Connaissance des logiciels Illustrator, Photoshop, Final Cut et After Effects un atout;
·       Compréhension acquise de la logistique du secteur multimédia.
 
QUALITÉS REQUISES
 
·       Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives;
·       Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
·       Sens aigue des responsabilités, priorités et fiabilité du traitement de données confidentielles;
·       Autonome et débrouillard;
·       Orienté vers le détail;
·       Précision et rapidité dans l’exécution des tâches assignées;
·       Faire preuve de flexibilité et de disponibilité;
·       Curiosité et veille permanente sur ce qui se fait dans l’industrie du spectacle et du multimédia;
·       Attitude positive empreinte de professionnalisme.
 
Chez Moment Factory, nous travaillons fort parce que nous croyons au potentiel de rassembler les gens ensemble pour leur faire vivre des émotions, créer des connexions et des souvenirs. Pour concevoir ces moments mémorables, nous favorisons le travail collaboratif de talents multidisciplinaires, tous unis par une même passion. C’est la rencontre de tous ces savoirs divers qui crée des étincelles. C’est pourquoi nous recherchons des personnes inspirées et inspirantes, curieuses de toujours apprendre, de partager et de se réinventer. 
 
Si vous pensez correspondre à ce poste, nous vous invitons à soumettre votre candidature dès maintenant. Nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance! 
 
NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
 
 
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ASSISTANT TO THE EXECUTIVE CREATIVE DIRECTOR
 
A WORD ABOUT US
 
Moment Factory is a multimedia studio based in Montreal with a full range of production expertise under one roof. Our team combines specialists in video, lighting, architecture, sound, and special effects to create remarkable experiences. Since its inception in 2001, Moment Factory has created more than 400 unique shows and destinations. Productions span the globe and include such clients as the Los Angeles Airport, Nine Inch Nails, Microsoft, NFL, Sony, Toyota, the City of Barcelona, Madonna, and Royal Caribbean Cruises.
 
YOUR MISSION
 
The Assistant supports the Partner and Executive Creative Director by providing administrative and creative support and by performing tasks related to the development and coordination of the creative division. As such, he must be motivated and able to anticipate his needs, be proactive, highly organized, professional, able to deal with ambiguity and to work in a flexible environment. The Assistant is also involved in the recruitment, hiring, and training of creative talents.
 
TASKS AND RESPONSABILITIES
 
1.     Assist the Partner and Executive Creative Director
·       Relay information between Moment Factory’s teams and the Partner;
·       Organize, coordinate, and manage the partner's agenda;
·       Organize, coordinate, and manage the partner's business travel;
·       Organize business trips, special projects and meetings;
·       Manage the partner’s expense reports;
·       Assist the Partner in the preparation of presentations, speeches and multimedia concepts;
·       Support the Partner in business development activities and following up with relevant contacts;
·       Handle the creation, management and archiving of the Patner’s files and records.
·       Participate in the development, maintenance, and updating of the archiving and filing system;
 
2.     Administrative tasks and creative team support
·       Prepare, write, correct and translate various documents, reports and presentations;
·       Create Keynote’s presentations;
·       Any other related tasks. 
 
JOB REQUIREMENTS
 
·       2 to 4 years of experience as a coordinator in culture, entertainment, multimedia production or any related field;
·       Enthusiastic self-taught or formally trained individual with knowledge of administration, management, design, multimedia and postproduction;
·       Experience in the design and production of multimedia environments, events, production or postproduction an asset;
·       Advanced knowledge of English and French, both written and spoken;
·       Proficiency in MS Office software (Word, Excel, etc.) and other communication tools;
·       Knowledge of Illustrator, Photoshop, Final Cut and After Effects an asset
·       Knowledge of Keynote an asset
·       Understanding of logistics specific to multimedia productions.
 
QUALITIES
 
·       Highly organized;
·       Comfortable with the performance of administrative tasks;
·       Strong sense of responsibility, priorities and trustworthiness in the handling of confidential data;
·       Independent and resourceful;
·       Detail-oriented;
·       Multitask and work well under pressure;
·       Able to perform assigned tasks quickly and precisely;
·       Flexible and available;
·       Positive, professional attitude.
 
At Moment Factory, we work hard because we believe in the potential of bringing people together to experience emotions, create connections and form powerful memories. To design these memorable moments, we favour the collaborative work of multidisciplinary talents, all united by the same passion. It is the meeting of minds and talent that creates sparks. That's why we're looking for inspired and inspiring people who are always eager to learn, share, and reinvent themselves.
 
If you think this position is for you, we invite you to apply now. We will not be able to follow up with each candidate, so we will only contact the selected individuals. Thank you for considering a career at Moment Factory. We are looking forward to meeting you!
 
NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.