Coordonnateur voyages (Travel Coordinator)

Montréal
Administration
Full-time
English version below
 
QUELQUES MOTS SUR NOUS
 
Moment Factory est un studio multimédia, réunissant un large éventail d’expertises sous un même toit. Notre équipe combine des spécialités dans la vidéo, l’éclairage, l’architecture, le son et les effets spéciaux afin de créer des expériences mémorables. Basé à Montréal, le studio possède également des bureaux à Los Angeles, Londres, Paris, New York et Tokyo. Depuis ses débuts en 2001, Moment Factory a créé plus de 400 productions et destinations uniques dans le monde, pour des clients tels que l’aéroport de Los Angeles, Nine Inch Nails, Microsoft, la NFL, Sony, Toyota, la Sagrada Familia de Barcelone, Madonna et la Royal Caribbean.
 
VOTRE MISSION 

Sous la supervision du Directeur de l’approvisionnement, le consultant voyage est en charge du service voyage au sein de la Factory. Son rôle est de réunir les besoins en vols et hôtels, d’agir à titre de conseiller, de communiquer les besoins à notre agence de voyages, de réserver et d’envoyer les documents de voyage, d’être le premier répondant pour des changements d’itinéraire et le support à nos collègues. Son rôle est aussi d’estimer les coûts en voyages pour nos soumissions de projets, de vérifier la facturation, en imputant les différents projets et départements. Il participe enfin à la stratégie globale de Moment Factory en évaluant nos fournisseurs et en appliquant les différents tarifs négociés.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

- Être le premier répondant pour toute demande et conseil voyage.
- Regrouper les besoins en vols et hôtels. Prioriser ces besoins.
-Réserver sur notre outil en ligne les vols et hôtels en respectant notre politique de voyages interne et notre matrice d’approbation.
- Demander des soumissions pour les vols multi-destinations ou de groupe et sélectionner les meilleures options
- Faire la sélection du meilleur itinéraire ou hébergement en tenant compte des paramètres budgétaires, de l'horaire de voyage ainsi que de la qualité de l'itinéraire.  
- Recevoir les documents de voyage, les transférer à ses collègues et en assurer l'archivage.
- S’assurer de fournir un service à la clientèle interne irréprochable.
- Enregistrer les profils sur notre plateforme de réservation, maintenir la base de données à jour.
- Fournir aux équipes de projets des estimés de coûts pour les soumissions clients
- Participer à la stratégie de partenariats avec les hôtels et compagnies aériennes.
- Appliquer les différents tarifs négociés lors des réservations.
- Faire un suivi avec le directeur des différents KPI, incluant un suivi des économies réalisées sur les réservations.
- Regrouper les factures, vérifier les coûts, imputer les projets et départements, communiquer au service comptabilité.
- Evaluer nos fournisseurs.
- Former les nouveaux employés au processus voyages.

EXIGENCES DU POSTE

- Minimum de 3 ans d'experience dans une agence de voyages ou dans un poste similaire.
- Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

QUALITÉS
- Autodidacte, organisation autonome de la charge de travail, sens des priorités.
- Fiabilité, professionnalisme et esprit d’équipe.
- Très grand sens du service à la clientèle.
- Doué pour la communication et la résolution de problèmes.
- Autonomie et rigueur.
- Grande aptitude à gérer plusieurs dossiers en même temps.


Chez Moment Factory, nous travaillons fort parce que nous croyons au potentiel de rassembler les gens ensemble pour leur faire vivre des émotions, créer des connexions et des souvenirs. Pour concevoir ces moments mémorables, nous favorisons le travail collaboratif de talents multidisciplinaires, tous unis par une même passion. C’est la rencontre de tous ces savoirs divers qui crée des étincelles. C’est pourquoi nous recherchons des personnes inspirées et inspirantes, curieuses de toujours apprendre, de partager et de se réinventer. 
 
Si vous pensez correspondre à ce poste, nous vous invitons à soumettre votre candidature dès maintenant. Nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance! 
 
NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

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TRAVEL COORDINATOR

A WORD ABOUT US
 
Moment Factory is a multimedia studio based in Montreal with a full range of production expertise under one roof. Our team combines specialists in video, lighting, architecture, sound, and special effects to create remarkable experiences. Since its inception in 2001, Moment Factory has created more than 400 unique shows and destinations. Productions span the globe and include such clients as the Los Angeles Airport, Nine Inch Nails, Microsoft, NFL, Sony, Toyota, the City of Barcelona, Madonna, and Royal Caribbean Cruises.
 
YOUR MISSION

Under the supervision of the Director of Procurement, the travel consultant is in charge of the travel service within the Factory. His role is to gather flight and hotel needs, act as an advisor, communicate needs to our travel agency, book and send travel documents, be the first responder for itinerary changes and support our colleagues. His role is also to estimate travel costs for our project quotes, to review invoicing, by allocating the different projects and departments. Finally, it contributes to the Factory's overall strategy by evaluating our suppliers and applying the various negotiated rates. This is a job opening. Tasks and responsibilities are subject to change.
 
 
FONCTIONS AND RESPONSIBILITIES
 
- Be the first responder for all travel requests and advice.
- Consolidate flight and hotel needs. Prioritize these needs.
- Book flights and hotels on our online tool in accordance with our internal travel policy and approval matrix.
- Request quotes for multi-destination or group flights and select the best options
- Select the best itinerary or accommodation taking into account budget parameters, travel schedule and itinerary quality.  
- Receive travel documents, transfer them to colleagues and ensure their archiving. 
- Provide impeccable internal customer service.
- Save profiles on our booking platform, keep the database up to date.
- Provide project teams with cost estimates for customer quotes
- Participate in the partnership strategy with hotels and airlines.
- Apply the different rates negotiated when making reservations.
- Follow up with the director of the various KPIs, including tracking savings on bookings.
- Group invoices, check costs, allocate projects and departments, communicate to the accounting department.
- Evaluate our suppliers.
- Train newcomers in the travel process.

JOB REQUIREMENTS
 
- At least 3 years' experience in a travel agency or relevant experience.
- Bilingualism written and spoken in French and English.

QUALITIES
- Reliable, autonomous, team player with a strong sense of priorities.
- Very good customer service skills.
- Good communication and problem solving skills.
- Autonomy and rigour 
- Strong ability to manage several projects at the same time.

 
At Moment Factory, we work hard because we believe in the potential of bringing people together to experience emotions, create connections and form powerful memories. To design these memorable moments, we favour the collaborative work of multidisciplinary talents, all united by the same passion. It is the meeting of minds and talent that creates sparks. That's why we're looking for inspired and inspiring people who are always eager to learn, share, and reinvent themselves.
 
If you think this position is for you, we invite you to apply now. We will not be able to follow up with each candidate, so we will only contact the selected individuals. Thank you for considering a career at Moment Factory. We are looking forward to meeting you!
 
NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.