Coordonnateur de projet senior - Parcs thématiques (Senior Project Coordinator - Theme Parks)

Montréal
Administration
Full-time

Le coordonnateur de projet a comme mandat principal d’offrir un soutien aux Producteurs et Producteurs délégués en effectuant le suivi des projets de la conception à l’opération incluant les tâches administratives. Afin d’assurer une qualité maximale du produit fini,  le coordonnateur doit synchroniser le processus de création/production en mobilisant au bon moment les différentes ressources impliquées et en assurant la liaison entre tous les intervenants. Il assure un suivi de toutes les étapes du projet.
 
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
 
1.     Coordination de projet :
·       Assurer la coordination entre les départements de contenu, innovation, interactif et environnement;
·       Planifier et organiser les activités et les rencontres liées à la mise en place du projet;
·       Coordonner les ressources assignées au projet et assigner les différentes tâches aux ressources internes et en faire le suivi;
·       Rechercher et identifier les meilleures ressources externes (pigistes et fournisseurs) pour la réalisation du projet;
·       En collaboration avec les Producteurs, élaborer les échéanciers et budget de production et en assurer le suivi;
·       Compléter les différents documents nécessaires tout au long du projet;
·       Appuyer les Producteurs dans la négociation du contrat avec le client;
·       En collaboration avec l’équipe interne, assurer la gestion des droits d’auteurs lors de la planification du projet et de la production du contenu;
·       Contribuer à améliorer les processus existants, élaborer et communiquer de nouveaux outils de gestion aux personnes concernés;
·       Préparer les contrats destinés aux pigistes et fournisseurs à partir de modèles;
·       Faire le suivi des communications avec les employés, clients, fournisseurs, collaborateurs, pigistes et intervenants;
·       Assister les Producteurs avec les différentes tâches reliées à la comptabilité (comptes de dépense, facturation, etc);
·       Assurer la gestion efficace de la répartition du travail ainsi que les banques d’heures allouées aux projets de façon à respecter les enveloppes budgétaires;
·       Planifier et organiser les voyages et déplacements de l’équipe de projet, et préparer les documents y afférant (i.e. documents de voyage, Ical, Visa/B1, Carnet ATA, etc.);
·       Planifier et organiser l’archivage du projet (entretien et mise à jour);
·       Assurer les tâches relatives à fermeture du projet, selon les besoins : archivage des données, post mortem, collecte d’éléments graphiques pour la banque interne et informations nécessaires à la communication du projet;
·       Exécuter les demandes ponctuelles des Producteurs;
·       Supporter les Producteurs dans leur développement des affaires.
 
2.     Être une ressource à l’équipe dans son domaine d’expérience :
·       Assister, former, accompagner en lien avec ses connaissances et compétences acquises;
·       Adapter son expérience professionnelle en fonction des divers projets chez Moment Factory.
 
EXIGENCES DU POSTE & QUALITÉS REQUISES
 ·       Diplôme d’études collégiales (DEC)en communication, gestion ou en arts visuels;
·       Expérience de 5 à 7 ans dans un poste de coordination et/ou gestion de projet;
·       Maîtrise fonctionnelle professionnelle du Français et de l’Anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
·       Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.);
·       Expérience de travail en milieu artistique en relation avec un domaine d’activité de Moment Factory : environnements multimédias, production audiovisuelle, architecture, évènementiel, etc.;
·       Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression et en équipe.
 
QUALITÉS
·       Autonomie, initiative, rigueur, capacité d’adaptation et fortes habiletés organisationnelles;
·       Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément;
·       Souci du détail, bonne gestion des priorités et débrouillardise;
·       Bon sens des responsabilités et capacité à respecter les échéanciers;
·       Sait établir de bonnes relations interpersonnelles et sait écouter;
·       Bonnes aptitudes de communication et du service à la clientèle;
·       Recherche activement des solutions aux situations problématiques.
·       Être à l’aise avec l’accomplissement de taches cléricales/administratives;
  
CONDITIONS DE TRAVAIL DIVERSES
 ·       Flexibilité au niveau des horaires;
·       Travail occasionnel sur la route.

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NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
 

The Project Coordinator's primary role is to support the Producers and Line Producers in managing projects from design to operations, including administrative tasks. To ensure that the final product reflects optimal quality, the coordinator must synchronize the creation and production processes by mobilizing the various resources involved in a timely manner, as well as bridge the gap between the key stakeholders. The Project Coordinator monitors the project, every step of the way.
 
FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES
 
1.     Project coordination:
      Coordinate the content, operations, interactive and scenography departments;
      Plan and organize activities and meetings relating to project implementation;
      Coordinate the resources appointed to the project, assign the various tasks to internal resources, and monitor them;
      Search for and identify the best external resources (freelancers and suppliers) to bring the project to life;
      Work collaboratively with the producers to develop production schedules and budgets, and monitor them;
      Handle and complete the required documents throughout the project;
      Support producers during customer contract negotiations;
      Collaborate with the internal team for copyright management throughout the project planning and content production phases;
      Contribute to improving existing processes, developing new approaches, and adopting new management tools, and inform concerned parties;
      Use templates to prepare freelancer and/or supplier contracts;
      Follow-up with employees, customers, suppliers, collaborators, freelancers, and stakeholders, to ensure clear communication;
      Assist producers with various tasks relating to accounting (expense accounts, invoicing, etc.);
      Manage, with efficiency, the distribution of work hours according to the banked hours allocated to projects to respect budgetary allowances;
      Plan and organize travel for the project team, and prepare any required documents (travel documents, Ical, Visa / B1, ATA Carnet, etc.);
      Plan and organize project archiving (maintenance and updating);
      Perform required project closure tasks: data archiving, post-mortem, collecting graphic elements for the internal bank and information necessary for project communications;
      Support producers in their business development efforts.
 
2.     Be a resource for the team and act as a subject-matter expert in your field of expertise:
      Assist, train, and support the team based on your acquired knowledge and skills;
      Adapt your professional experience according to the various Moment Factory projects.
 
 
 POSITION REQUIREMENTS
      College degree in Communications, Management, or Visual Arts;
      5-7 years experience in a coordination and/or project management position;
      Professional proficiency in French and English, both oral and written;
      Mastery of the MS Office Suite (Word, Excel), the Mac ecosystem (Keynote), as well as Google products (Gmail, Google Calendar, Drive);
      Experience working in a creative environment relating to Moment Factory’s field expertise: multimedia environments, audiovisual production, architecture, events, or other;
      Demonstrated ability to run multiple projects simultaneously, to work under pressure, and as a team.
 
PREFERRED QUALITIES
      Autonomy, initiative, rigor, adaptability and strong organizational skills;
      Demonstrated ability to manage multiple projects simultaneously;
      Attention to detail, prioritization management skills, and resourcefulness;
      Accountability, ownership, and time management skills;
      Ability to establish healthy interpersonal relationships and listen to others;
      Good communication skills and customer service experience;
      Actively seeks problem resolution;
      Comfortable with clerical and/or administrative tasks.
 
 WORK CONDITIONS
 ●      Flexible hours;
      Occasional travel.
 

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NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.