Coordonnateur de développement de projet (Project development coordinator)

Montréal
Développement de projet (Project development)
Full-time

English version below
 
QUELQUES MOTS SUR NOUS
 
Moment Factory est un studio multimédia, réunissant un large éventail d’expertises sous un même toit. Notre équipe combine des spécialités dans la vidéo, l’éclairage, l’architecture, le son et les effets spéciaux afin de créer des expériences mémorables. Basé à Montréal, le studio possède également des bureaux à Los Angeles, Londres, Paris, New York et Tokyo. Depuis ses débuts en 2001, Moment Factory a créé plus de 400 productions et destinations uniques dans le monde, pour des clients tels que l’aéroport de Los Angeles, Nine Inch Nails, Microsoft, la NFL, Sony, Toyota, la Sagrada Familia de Barcelone, Madonna et la Royal Caribbean.
 
VOTRE MISSION 
 
Le mandat principal du coordonnateur au développement de projet est d’administrer l‘outil de gestion des opportunités d’affaires (pipedrive) en recevant toutes les nouvelles demandes d’affaires au sein de l’entreprise et en suivant son taux de réussite. Il agit en tant que responsable du calendrier et veille à la réalisation de toutes les actions nécessaires pour la création d’opportunités d’affaires (dans un délai de 24 heures). À cet effet, il travaille avec le directeur de développement de projet pour s’assurer que tous les suivis sont effectués en fonction du calendrier. Il assiste celui-ci lors de l’élaboration des propositions en réponse aux appels d’offres. Il supporte également en produisant des plans et activités pour le développement de projets.
 
 
RESPONSABILITÉS
 
Travailler en étroite collaboration avec le Directeur de développement de projet pour la gestion générale des ‘leads’, ainsi que le fonctionnement du département :
 
1.     Identification, priorisation, développement des projets (Gestion des courriels et de pipedrive
·       Administrer les outils de gestion des opportunités d’affaires (lead);
·       Assurer une surveillance et un suivi quotidiens des appels d’offres;
·       Initier la première réponse au client dans un délai maximum de 24 heures, et ce, en collaboration étroite avec le directeur de développement de projet;
·       Entrer et mettre à jour quotidiennement la base de données des contacts avec les clients;
·       Assurer la coordination entre les producteurs et directeurs pour tout ce qui concerne les nouvelles opportunités à travers une communication efficace entre les parties prenantes;
·       Produire un calendrier référent de toutes les actions à prendre par les différentes parties prenantes aux opportunités d’affaires;
·       Proposer des améliorations au processus de création des opportunités d’affaires pour augmenter le nombre d’opportunités converties en projets pour l’entreprise;
·       S’assurer de la conformité des indicateurs de performance en utilisant tous les outils à disposition tout en respectant les règles et procédures de l’entreprise;
·       Contribuer à l’amélioration des processus existants, élaborer et communiquer les nouveaux outils de développement;
·       Participer au développement, au maintien et à la mise à jour du système d’archivage des opportunités d’affaires;
·       Maintenir, améliorer et mettre à jour le système d’archivage des opportunités d’affaires.
 
2.     Relation d’affaires avec les clients
·       Communiquer avec les clients pour clarifier leurs besoins;
·       Participer à la définition des besoins du client et en faire une analyse;
·       Développer et maintenir un contact privilégié et une communication stable avec les clients identifiés par le directeur du développement de projets.
 
3.     Élaboration d’offres de service/outils de gestion d’opportunités d’affaires
·       En collaboration avec le directeur de développement de projet et l’équipe assignée au projet, participer à la préparation des présentations (recueil des informations, documentation, mise en page) pour développer des propositions répondant aux besoins, questions et objectifs du client;
·       Participer au contrôle de la qualité des documents produits par l’équipe de développement de projets et des producteurs;
·       Collaborer à la création, à l’amélioration et à la mise au jour des outils des gestions des opportunités d’affaires (banques des concepts, offres de service, outils divers, etc).
 
EXIGENCES
 
·       Diplôme universitaire de 1er cycle en administration des affaires, production, économie, marketing ou tout autre domaine connexe;
·       Minimum 1 an d’expérience en administration, production, marketing, développement des affaires ou de projets;
·       Solides compétences de communication interpersonnelles, tant orales qu’écrites;
·       Maitrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et Google (courriel, calendrier, stockage de données, etc);
·       Expérience dans un domaine artistique en relation avec un secteur d’activité de Moment Factory (comme l’environnement multimédia, la production audiovisuelle, l’architecture, l’évènementiel);
·       Compétences pratiques en création d’opportunités d’affaires;
·       Bilinguisme, français et anglais, parlé et écrit parfait.
 
QUALITÉS
 
·       Indépendant et plein d’initiative, capable de gérer et prioriser les projets et priorités sensibles;
·       Capable de supporter les situations de forte pression et d’interagir avec différentes personnalités à tous les niveaux de l’entreprise avec diplomatie;
·       Capable de s’adapter à l’évolution des situations de travail et capacité à saisir et à appliquer de nouvelles idées;
·       Grand degré de professionnalisme et de service à la clientèle, de jugement et de diplomatie;
·       Compétences de communication devant être efficaces et courtoises, nécessitant une grande intégrité lorsqu’il s’agit de traiter avec d’autres cultures et langues;
·       Initiative, fiabilité, flexibilité, rigueur et précision sont des qualités essentielles;
·       Capacité de travail avec un minimum de supervision pour atteindre ses objectifs.
 
  
Chez Moment Factory, nous travaillons fort parce que nous croyons au potentiel de rassembler les gens ensemble pour leur faire vivre des émotions, créer des connexions et des souvenirs. Pour concevoir ces moments mémorables, nous favorisons le travail collaboratif de talents multidisciplinaires, tous unis par une même passion. C’est la rencontre de tous ces savoirs divers qui crée des étincelles. C’est pourquoi nous recherchons des personnes inspirées et inspirantes, curieuses de toujours apprendre, de partager et de se réinventer. 
 
Si vous pensez correspondre à ce poste, nous vous invitons à soumettre votre candidature dès maintenant. Nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance! 
 
NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
 
 
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PROJECT DEVELOPMENT COORDINATOR
 
A WORD ABOUT US
 
Moment Factory is a multimedia studio based in Montreal with a full range of production expertise under one roof. Our team combines specialists in video, lighting, architecture, sound, and special effects to create remarkable experiences. Since its inception in 2001, Moment Factory has created more than 400 unique shows and destinations. Productions span the globe and include such clients as the Los Angeles Airport, Nine Inch Nails, Microsoft, NFL, Sony, Toyota, the City of Barcelona, Madonna, and Royal Caribbean Cruises.
 
YOUR MISSION
 
The main task of the project development coordinator is to administer the lead management tool (pipedrive) by receiving all of the company's new business requests and monitoring its success rate. He manages the calendar, ensuring that all lead generation actions are carried out (within 24 hours). To this end, he works with the Director of Project Development to ensure that all follow-ups are conducted in accordance with the calendar. He also assists the latter in the drafting of bids in response to invitations to tender. He also provides support by producing project development plans and activities.
 
RESPONSIBILITIES
 
Work closely with the Director of Project Development in the general management of leads and departmental operations:
 
1.       Identify, prioritize and develop projects (manage e-mails and pipedrive
·       Administer the lead management tools;
·       Monitor invitations to tender on a daily basis;
·       Provide an initial response to the customer within 24 hours maximum, working closely with the Director of Project Development;
·       Enter and update the customer contact database on a daily basis;
·       Ensure coordination of the producers and directors in all matters concerning leads via effective communication between the stakeholders;
·       Produce a master calendar for all actions to be taken by the various lead stakeholders;
·       Propose improvements to the lead creation process to increase the number of leads that are converted into projects for the company;
·       Ensure performance indicators are met using the tools available, in compliance with company rules and procedures;
·       Contribute to the improvement of existing processes, create and share new development tools;
·       Participate in the development, maintenance and update of the lead archive system;
·       Maintain, improve and update the lead archive system.
 
2.       Business relationship with customers
·       Communicate with customers to clarify their requirements;
·       Participate in the definition customer requirements and analyze these requirements;
·       Develop and maintain the key contact and stable communication with customers identified by the Director of Project Development.
 
3.       Create service proposals/lead management tools
·       Working with the Director of Project Development and the project team, participate in the preparation of presentations (information gathering, documentation, layout) to develop proposals to meet the customer's requirements, questions and objectives;
·       Participate in the quality control of documents produced by the project development team and producers;
·       Cooperate in the creation, improvement and upgrade of the lead management tools (concept bank, service offer, miscellaneous tools).
 
JOB EXPECTATIONS
 
·       Bachelor degree in business administration, production, economics, marketing or other related field;
·       Minimum 1 year experience in administration, production, marketing, business development or projects;
·       Strong oral and written interpersonal skills;
·       Mastery of MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.) and Google (e-mails, calendar, data storage, etc);
·       Work experience in an artistic field related to one of Moment Factory's business sectors (e.g., multimedia environment, audiovisual production, architecture, events);
·       Lead generation skills;
·       Bilingual, French and English, spoken and written.
 
QUALITIES
 
·       Independent with plenty of initiative, capable of managing and prioritizing projects and key tasks;
·       Ability to cope with high-pressure situations and to interact sensitively with different players at every level in the company;
·       Ability to adapt to changing work situations and to understand and apply new ideas;
·       High level of professionalism, customer service, judgment and diplomacy;
·       An effective, courteous communicator with a high level of integrity to deal with other cultures and languages;
·       Initiative, reliability, flexibility, thoroughness and accuracy are essential;
·       Ability to work with minimum supervision to achieve the objectives.
 
SPECIFIC WORK CONDITIONS
 
·       Flexible working hours; availability required outside normal working hours.
 
At Moment Factory, we work hard because we believe in the potential of bringing people together to experience emotions, create connections and form powerful memories. To design these memorable moments, we favour the collaborative work of multidisciplinary talents, all united by the same passion. It is the meeting of minds and talent that creates sparks. That's why we're looking for inspired and inspiring people who are always eager to learn, share, and reinvent themselves.
 
If you think this position is for you, we invite you to apply now. We will not be able to follow up with each candidate, so we will only contact the selected individuals. Thank you for considering a career at Moment Factory. We are looking forward to meeting you!
 
NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.