Office Manager

Düsseldorf, Germany /
People & Culture – Administration /
Full Time
As our Office Manager, you will help support a high growth start-up’s European headquarter in Düsseldorf. This essential position serves as the heartbeat of the office. This is a great opportunity for someone who is dedicated to growth, takes initiative, and enjoys working in a fast-paced, highly dynamic environment. You will work closely with the German management team, operational units and the colleagues throughout Europe and in the USA to ensure that our new European entity’s and employees’ needs are effectively prioritized and met. If you’re someone that enjoys having an impact and finding creative solutions to tackle business needs, we want to speak with you!

WHAT YOU’LL DO:

    • Maintain office environment: Oversee ordering and stocking of office supplies, refreshments, and catering orders; orders new supplies as needed
    • Provide mail services: Manage weekly inbound/outbound mail and packages (both domestic and international)
    • Support the business: Order employee business cards and building access cards; maintain office guest list and greet all visitors
    • Event Management: Assist with coordination and set up of company events including leadership training, employee engagement activities, holiday parties, etc.
    • Project Management: Contribute to team effort by completing ad hoc tasks and assignments as needed
    • Support the team: Help to make Reibus an amazing work experience for everyone on the team

WHAT YOU’LL BRING: 

    • Organization: Can prioritize and shepherd multiple projects in parallel  
    • Communication: Strong written and verbal communication in German and English to communicate with all levels of the business
    • Interpersonal skills: Build relationships with stakeholders including staff, vendors, clients, and visitors 
    • Attention to detail: Ensure that all correspondences are factually correct and showcase Reibus in best light possible    
    • Follow Through: Can work independently to bring all projects to completion with precision 

YOUR IDEAL BACKGROUND:

    • Apprenticeship (Bürokauffrau m/w/d), Bachelor’s degree OR minimum of 2 years of experience in an administrative professional/office management role in a corporate environment
    • Strong time-management, organizational, and communication skills
    • Strong calendar and office management experience
    • Adaptable self-starter comfortable working in a fast-paced work environment
    • Proficiency in Microsoft Office, with an aptitude to learn new software and systems.
WARUM REIBUS?
Bei Reibus handelt es sich um eines der schnellst wachsenden Technologie-Startups, welches einen Industriebereich mit einem Marktpotenzial von über 300 Milliarden US-Dollar bedient.
Aktuell bieten wir einzigartige Lösungen für die Stahl- und Metallindustrie. Dazu gehören ein benutzerfreundlicher B2B-Marktplatz, Finanzlösungen und eine eigene Logistiksparte. Was unseren Erfolg besonders antreibt, ist nicht nur die großartige Technologie oder ein visionärer Geschäftsplan, sondern unsere Kultur.
Unser Team, unsere Investoren und unsere Kunden profitieren von einem Arbeitsklima, das auf offener Kommunikation, Vertrauen und Transparenz basiert. Wenn du deine Werte in dieser Firmenkultur wieder findest, dann bist du bei uns genau richtig. Ein flexibles Arbeitsmodell ermöglicht es dir, dich entweder direkt vor Ort oder teilweise auch von zu Hause aus einzubringen.

WAS UNS AUSMACHT:
Unsere Kultur: Die Unternehmenswerte stehen im Mittelpunkt heutiger Entscheidungen und unserer Vision für die Zukunft.
Paid-to-Live-Richtlinie: Es ist nicht PTO, es ist PTL! Unbegrenzter Urlaub, Sabbaticals, Erstattungen für Urlaubsausflüge und Spenden für gemeinnützige Zwecke.
Das „Not-An-Employee Handbook“ Handbuch: Unsere 4-seitige Präambel als Leitfaden für die Arbeit bei Reibus ist unkompliziert und inspirierend.
„Erwachsen sein“: Dieses oft wiederholte Mantra veranschaulicht die Eigenverantwortung, mit der wir unsere Mitarbeitenden befähigen.
Leuchtturm-Funktion: Unsere Führungskräfte nehmen selbst in schwierigen Zeiten eine „Leuchtturmfunktion“ ein. Sie gehen mit leuchtendem Beispiel voran, sind standhaft und jederzeit für ihr Team da.

EIN ORT, DER DICH DU SELBST SEIN LÄSST.
Bei Reibus geht es beim Thema Vielfalt nicht darum, ein Kästchen abzuhaken oder unser Unternehmensimage zu pflegen, sondern um unserem Engagement und darum ein echtes Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen. Wir unterstützen Menschen aus allen Lebensbereichen dabei, aus eigener Kraft zu wachsen. Wir lernen voneinander und schätzen unsere Vielseitigkeit, die unser Lernen weiter antreibt. Wir sorgen für Fairness und Respekt im Umgang mit unseren Mitarbeitenden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie auch du Teil der Reibus-Familie wirst, sende uns eine

E-Mail an careers@reibus.com